9 preguntas que debe hacerle a su proveedor de gestión de firmas

Si alguna vez ha buscado la definición de “firma” en el diccionario Webster, se habrá dado cuenta que la define como “un signo que representa el nombre y apellido que escribe una persona de su propia mano”. Pero, ¿por qué debe escribirse a mano? ¿Qué hace que las firmas manuscritas sean especiales?

En pocas palabras, una firma representa uno de los aspectos clave que definen la identidad biométrica de una persona. Las identidades biométricas tienen una función esencial a la hora de definir quién es una persona y qué representa, y por ello, las instituciones financieras consideran las firmas como una de las líneas de defensa más importantes contra el fraude y los delitos financieros.

Por lo tanto, no es de extrañar que las instituciones financieras inviertan recursos para transformar su gestión interna de firmas en soluciones completas que satisfagan sus necesidades comerciales. Estas soluciones suelen cubrir los aspectos básicos de la gestión de cuentas, los signatarios y las firmas. Sin embargo, algunas de las partes más esenciales de las soluciones de gestión de firmas la su capacidad para automatizar procesos como la validación de mandatos y normas de cuentas a fin de decidir si ciertos signatarios tienen la autorización para realizar una determinada transacción o si tienen la capacidad de acceder a una cuenta específica según una fecha de la transacción. Pero lo que verdaderamente hace que una solución de gestión de firmas sea completa es la capacidad para automatizar el proceso de verificación de firmas de una manera que imite la mente humana, o incluso la supera en términos de precisión.

Las desventajas de la verificación manual

La verificación visual de firmas puede parecerle al verificador experto un proceso bastante sencillo. Sin embargo, ese no es el caso cuando el verificador tiene que verificar miles de documentos financieros que necesitan ser procesados en un corto período. Pongamos como ejemplo los cheques. Liquidar cientos de miles de cheques en un período corto requeriría tener un ejército de expertos en verificación de firmas. Pero, incluso en tal caso, la verificación estaría propensa a un alto margen de errores por razones como los niveles de experiencia o métodos que se utilicen. Y, sobre todo, los expertos tendrían que recordarse de las firmas autorizadas de los firmantes, lo que impone un riesgo enorme dado que las firmas cambian con el tiempo.

El futuro de la verificación de firmas

Dado que nos encontramos en la cuarta revolución industrial, las capacidades de las soluciones de gestión de firmas se pueden mejorar mediante el uso de algoritmos de aprendizaje automático que brindan más potencia y flexibilidad en la identificación y autenticación biométricas, tanto en aspectos físicos como de comportamiento, a fin de brindar un soporte mejorado canales de pago de rápido crecimiento. Dichos desarrollos deben brindar soluciones de verificación de firmas con la capacidad de registrar y verificar aspectos biométricos críticos como firmas biométricas, huellas dactilares, iris, coincidencia facial y reconocimiento de voz. Pero antes de que su institución financiera se embarque en la automatización de la gestión de firmas, hay nueve preguntas esenciales que debe hacerle a su proveedor.

Nueve preguntas esenciales que debe hacerle a su proveedor

Para asegurarse de que elija la solución de verificación de firmas adecuada para su institución, le recomiendo que se tome el tiempo para hacerle las siguientes preguntas con su proveedor de soluciones. Le ayudará enormemente a identificar si la solución está en línea con los procedimientos, políticas y protocolos de prevención de riesgos de su institución.

• ¿Cómo puede asegurarme de que la solución captura las firmas de los documentos financieros de la manera más legible y clara? (es decir, texto preimpreso, sellos, líneas, etc.)
• Dado que las firmas cambian según los hábitos individuales, ¿cómo la solución captura las firmas en su totalidad?
• ¿Cómo la solución maneja distintos tipos de documentos con distintas ubicaciones de firmas designadas?
• ¿Cómo la solución maneja varias firmas en un documento financiero?
• ¿Cómo la solución a atiende el cambio de firmas a lo largo del tiempo? (Estadísticamente, una firma manuscrita puede transformarse en un período de 5 años)
• ¿Qué tipo de integración ofrece la solución de verificación de firmas?
• ¿Qué tipo de tecnología está utilizando en el motor de la solución?
• ¿Cuál es la precisión del motor de la solución?
• ¿Puede el sistema manejar la verificación de miles de transacciones en un corto período?