¿El proceso de verificación manual de firmas está obsoleto?

Una firma consiste en un distintivo escrito a mano que se coloca en un documento, papel u otro material que permite autentificar la identidad y el consentimiento de una persona. Puede adoptar la forma de un dibujo personalizado o una simple marca como una “X”. La firma garantiza el acuerdo o el consentimiento de una persona en relación, por ejemplo, con un contrato de trabajo, un acuerdo de venta o un documento financiero; cualquier persona puede firmar.

El término “firma húmeda” se refiere al hecho de que la tinta o la cera necesitan tiempo para secarse después de ser aplicadas en un documento. Aunque la firma húmeda se utilizó por primera vez en Europa durante el siglo VI, no se impuso hasta dentro de mil años, cuando la escritura y la alfabetización ya se habían generalizado. Durante cientos de años, la firma de tinta húmeda fue la norma de facto para registrar el acuerdo de dos o más entidades en un contrato vinculante.

La verificación manual de la firma se refiere al proceso realizado por un examinador para determinar la autenticidad de una firma y asegurarse de que está firmada por la entidad reclamante. Esto se suele hacer comparando visualmente la firma en cuestión con la muestra de una firma previamente plasmada (denominada firma de referencia).

En este proceso, el examinador compara la naturaleza, los trazos y las características significativas de ambas firmas para decidir si las firmas pertenecen al mismo propietario o no.

La verificación manual de las firmas no está obsoleta, sino que se ha demostrado que es una forma poco eficiente de gestionar la gran cantidad de documentos que se necesitan verificar en poco tiempo.

No todos los verificadores son iguales. Además, su nivel de experiencia, su estado de ánimo en el momento de la verificación y la presión que supone la carga hacen que el proceso de verificación manual sea totalmente subjetivo. La coherencia de las decisiones es un factor clave a la hora de proyectar los riesgos.

El objetivo de la mayoría de los expertos en firmas es verificarlas con precisión en el menor tiempo posible. En un proceso manual, y tomando como ejemplo las instituciones financieras, un experto necesita verificar la firma en cuestión con una firma de referencia previamente plasmada durante la apertura de la cuenta. Para ello, el experto tiene que buscar el número de cuenta de la firma y, posteriormente, inspeccionar visualmente todas las firmas de la cuenta. Aunque la lista puede ser larga, las credenciales no son de buena calidad para la comparación (por ejemplo, las firmas se escanean a una baja resolución).

Otro factor importante a tener en cuenta es el cambio de la firma a lo largo del tiempo, que suele pasarse por alto cuando se trata de la verificación manual de la firma.

Además, para hacer el proceso más “rápido”, los expertos tienen la tendencia a memorizar las firmas (independientemente del número de cuenta). Por lo tanto, aunque haya un cambio en la firma, el experto tiende a relacionar lo que recuerda con la firma en cuestión.

No olvidemos examinar la réplica de la firma. Supongamos que un falsificador obtiene una copia electrónica de la firma de referencia e imprime la firma en un documento. Desde el punto de vista de los expertos, esas firmas pertenecen al mismo propietario y por tanto deberían ser aceptadas.

Una firma refleja la personalidad única de cada uno y su importancia jurídica. Este método ha demostrado su efectividad a lo largo de los años. Aunque se han presentado e implementado con éxito muchas alternativas, sigue siendo ampliamente utilizado y lo seguirá siendo durante las próximas décadas. Por ello, en los últimos años ha surgido la necesidad de métodos para automatizar el proceso de verificación de las firmas.

Gracias a los avances de la visión artificial y las tecnologías de aprendizaje automático, el proceso de verificación automática de las firmas se ha llevado a cabo con éxito y con una precisión sin precedentes.

No hace falta decir que contar con una solución que automatice el proceso de verificación de las firmas supera al proceso manual en muchos aspectos, como la verificación precisa de las firmas, la coherencia con los resultados, la capacidad de manejar la carga en fracciones de segundo, la detección automática de réplicas, y una de las ventajas más importantes es la capacidad de adaptarse a los cambios de las firmas a lo largo del tiempo.

Dicho esto, la verificación automática de la firma ha demostrado ser un sustituto viable del proceso manual en la era de la transformación digital, y aunque la verificación manual de las firmas no es necesariamente obsoleta, sin duda es poco efectiva.